Como os lembretes automáticos de consulta reduzem as faltas

O limite dos lembretes manuais

Já abordámos estratégias manuais para reduzir faltas num artigo anterior, e ligar a confirmar continua a funcionar. O problema é o tempo. Uma chamada de confirmação demora dois a três minutos. Com 15 a 20 consultas por dia, isso representa quase uma hora de chamadas antes de sequer atender o primeiro paciente.

A maioria dos profissionais independentes não tem essa hora disponível. Por isso os lembretes acontecem de forma inconsistente, normalmente só para as consultas que parecem ter maior risco de falta, e o resto fica ao acaso.

Porque é que os lembretes manuais não escalam

A conta é simples. O tempo gasto em lembretes cresce com a lista de pacientes, mas o seu dia não fica maior. Entre 10 e 15 consultas diárias, confirmar manualmente deixa de ser realista para a maioria das práticas a solo.

O resultado é um padrão conhecido:

• Pacientes novos recebem lembrete porque estão mais presentes na memória
• Pacientes habituais ficam sem lembrete porque “costumam vir”, até deixarem de vir
• Os lembretes acontecem no próprio dia, tarde demais para libertar o horário para outra pessoa

Isto não é um problema de disciplina. É um problema de carga de trabalho, e problemas de carga de trabalho resolvem-se com automação, não com força de vontade.

Como funcionam os lembretes automáticos

Um sistema de lembretes automáticos envia uma notificação ao paciente antes da consulta, sem que precise de se lembrar, ligar ou escrever nada. No LogHeal, isto acontece através da funcionalidade de notificações de pacientes: assim que uma consulta é agendada, o sistema associa um lembrete a essa data, hora e clínica específicas.

Deixa de ter de escolher entre “ligar a todos” ou “não ligar a ninguém”. Todas as consultas agendadas recebem o mesmo lembrete fiável, seja a primeira marcação da semana ou a quadragésima.

O que um bom lembrete deve incluir

Nem todos os lembretes reduzem faltas da mesma forma. Os que funcionam partilham algumas características:

• Momento certo. Um lembrete enviado 24 a 48 horas antes da consulta dá ao paciente tempo suficiente para reagendar em vez de simplesmente faltar.
• Informação clara. Data, hora e local da clínica, sem ambiguidade sobre onde ou quando comparecer.
• Forma fácil de responder. Se o paciente quiser cancelar ou reagendar depois de ler o lembrete, esse caminho deve ser óbvio.

É também por isto que um alerta genérico de calendário não é a mesma coisa. Um lembrete de calendário avisa-o a si. Um lembrete para o paciente precisa de avisar quem realmente corre o risco de faltar à consulta.

O que muda quando os lembretes passam a ser automáticos

As práticas que passam de lembretes manuais ocasionais para lembretes automáticos costumam notar duas mudanças no primeiro mês. A taxa de faltas desce, muitas vezes para valores de um dígito para os pacientes que recebem lembretes de forma consistente. E o tempo administrativo também desce, porque deixa de ser preciso reservar parte da manhã para chamadas de confirmação.

A segunda mudança pesa tanto quanto a primeira. O tempo que recupera por não fazer chamadas de lembrete é tempo que pode dedicar aos pacientes, ou simplesmente não passar a trabalhar.

Ativar lembretes sem mudar a sua forma de trabalhar

Não precisa de uma aplicação separada nem de um novo hábito para beneficiar disto. Se já regista consultas no LogHeal, as notificações de pacientes funcionam com a agenda que já tem. Consulte os planos para confirmar se os lembretes automáticos estão incluídos no seu plano atual, ou comece gratuitamente para experimentar a marcação de consultas com lembretes ativos desde o primeiro dia.